Työn ja ajankäytön hallinta osana työhyvinvointia

07.01.2020

Työn ja ajankäytön hallinnan merkitys kasvaa koko ajan. Asianmukaisella työtehtävien hallinnalla voidaankin saavuttaa merkittävää hyötyä sekä liiketoiminnan että työhyvinvoinnin näkökulmasta katsoen.

Uusi työaikalaki tuli voimaan vuoden 2020 alussa. Uudistus koskettaa myös valtaosaa isännöintialasta, sillä mikäli isännöitsijä kuuluu työaikalain piiriin, on työnantajan huolehdittava, ettei lain määräämä enimmäistyöaika ylity. Tämän vuoden alusta alkaen laissa määriteltyä enimmäistyöaikaa kartuttavat myös toimistoaikojen ulkopuolella pidetyt kokoukset sekä etä- ja ylityöt.

Ylityötuntien rajoittamista lain keinoin voidaan pitää positiivisena, työhyvinvointia ja työntekijöiden jaksamista edistävänä ilmiönä. Uudistus asettaa kuitenkin omat haasteensa alalle, jolla esimerkiksi pitkät, ilta-aikaan sijoittuvat kokoukset ovat ainakin toistaiseksi yleisiä. Uudistus korostaa eritoten paikallista sopimista, ja ajankäytön tehostaminen ja alan työolosuhteiden kehittäminen edellyttääkin toimia niin työntekijöiltä kuin isännöintiyrityksiltäkin.

Työn hallinta edistää ajankäytön hallintaa

Ratkaisu ajanhallinnan ongelmiin voisi olla tehtävän työn parempi hallinta. Isännöintiyrityksen tarpeisiin sopiva, optimoitu toiminnanohjausjärjestelmä auttaa tehostamaan niin yrityksen sisäisiä ja ulkoisia prosesseja kuin ajankäyttöäkin.

Digitaalinen toiminnanohjausjärjestelmä kulkee jatkuvasti esimiesten ja työntekijöiden mukana ja mahdollistaa työn paremman rytmityksen ja suunnittelun. Kun työtehtävät on koottu hallitusti yhdelle alustalle, varmistutaan siitä, että työnjako on selkeä ja työ tulee tehtyä ajoissa. Digitaaliset ratkaisut mahdollistavat myös ylimääräisistä Excel-taulukoista ja turhista tiedostoista luopumisen; kun työlista on kootusti löydettävissä yhdeltä alustalta, ei muita tiedonhallinnan kanavia tarvita.

Työn hallinnasta on hyötyä sekä yritykselle että työntekijälle

Kunnollisesta toiminnanohjausjärjestelmästä hyötyvät sekä yritys että työntekijät. Digitaalinen toiminnanohjausjärjestelmä mahdollistaa työajan hallinnan lisäksi myös entistä tehokkaamman, automatisoidun laskutuksen. Manuaalisen työn väheneminen näkyykin suoraan muuhun työhön vapautuneina resursseina.

Säästyneen työajan lisäksi taloudellista hyötyä seuraa myös siitä, kun ns. näkymätöntä työtä päästään tilastoimaan ja laskuttamaan. Lisäksi ajankäytön seuranta mahdollistaa toiminnan tehostamisen ja prosessien kehittämisen, mitä voidaan pitää edellytyksenä tulevaisuuden kasvulle.

Työnantajan näkökulmasta yritykselle räätälöidyn toiminnanohjausjärjestelmän hyödyt ovat merkittävät. Järjestelmästä on kuitenkin etua myös työntekijälle; työ pysyy hallinnassa, aikataulut pitävät paremmin ja työnjako selkeytyy. Tämä vähentää omalta osaltaan työstä aiheutuvaa stressiä ja kuormitusta ja vaikuttaa näin ollen suoraan työhyvinvointiin.

Tyytyväinen ja hyvinvoiva työntekijä on tietenkin kaikkien osapuolten etu - siitä hyötyvät niin työntekijät, työnantajat kuin asiakkaatkin. Oikeita toimenpiteitä tekemällä tämä päämäärä on jälleen askeleen lähempänä.

Ella Toiviainen
7.1.2020